Автоматизировали расчёты и контроль выручки в 130 городах
Разработали мобильное решение для водителей-экспедиторов «Восток-Запад». Объединили в одном приложении работу с заказами, оплатой, онлайн-кассой, корректировками и наличной выручкой.
- Меньше ручных операций
- Прозрачный контроль выручки
- Управляемые корректировки
Клиент и исходная ситуация
«Восток-Запад» с 1996 года поставляет продукты питания для HoReCa и розничных сетей. Компания ежедневно доставляет около 3 000 заказов в 130 городах России с помощью 200 водителей-экспедиторов.
Более 20% выручки компания получает наличными, поэтому водитель на маршруте не только доставляет товар, но и принимает оплату, оформляет чек и отвечает за передачу наличной выручки.
С 1 января 2019 года изменились требования к формату фискальных данных. Нужно было упростить работу водителей и одновременно обеспечить прозрачный контроль расчётов и наличных.
Что происходило до начала проекта
- Водитель работал с онлайн-кассой непосредственно на маршруте.
- Оформление чека зависело от сценария расчёта.
- Изменения заказа нужно было передавать диспетчеру.
- Передачу наличной выручки требовалось отдельно фиксировать.
- При большом количестве операций возрастал риск ручных ошибок и расхождений.
Каких результатов хотел достичь клиент
Сделать сложные кассовые и операционные процессы простыми для водителя и прозрачными для офиса.
Автоматизировать оформление чеков
Учитывать сценарий расчёта без ручного выбора сложных параметров.
Синхронизировать водителей и диспетчеров
Объединить работу на маршруте и в офисе в едином процессе.
Управлять изменениями заказа
Сделать корректировки контролируемыми непосредственно во время доставки.
Контролировать наличную выручку
Фиксировать принятые платежи и передачу денег по каждому водителю.
Что разработала команда GROTEM
Выстроили единый цифровой контур для водителей и диспетчеров, связав ключевые операции доставки в один управляемый процесс.
Единый рабочий инструмент водителя на маршруте
Адаптировали GROTEM / Express под процессы «Восток-Запад». Водитель работает с заказом, оплатой и чеками в одном приложении, а сложные кассовые сценарии система определяет автоматически.
- получает актуальные заказы и комментарии диспетчера;
- находит заявку по номеру или штрихкоду;
- принимает оплату и оформляет чек;
- автоматически формирует чек в зависимости от сценария расчёта;
- фиксирует изменения заказа фотографией накладной;
- получает обновлённую заявку после корректировки;
- указывает причину изменения заказа;
- фиксирует передачу наличной выручки в конце смены;
- связывается с диспетчером прямо из приложения.
Диспетчер видит актуальный статус заказа и может оперативно реагировать на изменения во время доставки.
- Управление заказами
- Онлайн-касса
- Контроль выручки
Особенности проекта
Решение должно было одновременно учитывать требования к фискальным операциям, распределённую работу водителей и существующую IT-инфраструктуру компании.
Мы проанализировали реальные операции «Восток-Запада» и определили два используемых сценария расчёта: полная оплата и передача товара в кредит. Это позволило не перегружать приложение неиспользуемыми кассовыми сценариями.
Диспетчеры должны были получать актуальную информацию о заказах и действиях водителей независимо от места работы сотрудника.
Клиент может отказаться от части заказа уже на маршруте. Поэтому изменение должно было быстро попадать к диспетчеру и возвращаться водителю уже в актуальном виде.
Компания должна была видеть не только факт оплаты, но и передачу наличной выручки каждым водителем.
Архитектурные и технические решения
Связали GROTEM / Express с существующей IT-инфраструктурой «Восток-Запада» и автоматизировали ключевые операции на маршруте — от получения заказа и расчёта до корректировки и передачи наличной выручки.
Быстрый поиск заказа
Если на одного клиента приходится несколько накладных, водитель может быстро найти нужную заявку двумя способами: по номеру или названию клиента либо по штрихкоду на накладной.
Водитель открывает поиск и вводит номер заявки или название клиента.
Если накладных несколько, можно нажать на иконку сканера и найти нужную заявку по штрихкоду.
Корректировка заказа
Корректировку заказа замкнули на диспетчера: водитель фиксирует изменение в приложении, а диспетчер оперативно обновляет заявку и контролирует дальнейший расчёт.
Водитель фотографирует накладную с зачёркнутыми позициями прямо из приложения.
Диспетчер получает фото, обновляет заявку, после чего новая сумма автоматически появляется в приложении водителя.
Система формирует новый чек. Водитель также указывает причину корректировки — эти данные можно использовать для анализа причин отказов.
Контроль за выручкой
Система позволяет в любой момент видеть, сколько наличных находится у каждого водителя, и фиксировать передачу выручки в конце смены.
Система учитывает полученные от клиентов наличные и показывает актуальную сумму по водителю.
В конце смены водитель указывает, кому и куда передал выручку.
Если сумма не сходится, отклонение сразу видно и можно быстро определить, на каком этапе возникло расхождение.
Что получил бизнес
Автоматизировали расчёты, работу с заказами и контроль наличной выручки. Водитель получил единый инструмент на маршруте, а компания — прозрачный процесс от оформления заказа до передачи выручки.
— прозрачное движение наличной выручки
— автоматическое оформление чеков
— синхронизация изменений заказа
— общий цифровой процесс для водителей и офиса
- GROTEM превратил сложный процесс работы водителя-экспедитора — заказ → доставка → оплата → чек → корректировка → передача наличных — в единый цифровой сценарий.
- Решение объединило мобильную работу водителей, диспетчерское управление, корпоративные системы и кассовую инфраструктуру компании.
Поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса
Разберём задачу, предложим архитектуру решения и оценим сроки реализации — на первой консультации, бесплатно.
- Покажем релевантный опыт на похожих проектах
- Сформируем решение с учётом ваших задач и IT-ландшафта
- Предложим следующие шаги без обязательств