Цифровизация транспортного обеспечения для «Матч ТВ»
Создали единую систему для подачи и согласования заявок на корпоративный транспорт, планирования маршрутов и управления перемещениями сотрудников.
- −30% — трудозатраты на обработку заявок и планирование маршрутов
- +20% — количество выполненных заявок без увеличения штата
- 2 000+ — сотрудников используют систему
- 3 800+ — заявок в месяц обрабатывает один координатор-логист
Клиент и исходная ситуация
«Матч ТВ» — федеральный спортивный телеканал и флагманский продукт медиабизнеса «Газпром-Медиа». Работа телеканала связана с постоянными перемещениями сотрудников между локациями, спортивными объектами и городами по всей России.
Транспорт требуется как для индивидуальных поездок сотрудников, так и для организации перемещений съёмочных групп и больших команд. Координаторам необходимо учитывать разные форматы перевозок — от легкового автомобиля до туристического автобуса.
Что происходило до начала проекта
- Заявки на транспорт поступали из разных источников: телефона, e-mail, мессенджеров и других систем.
- Координаторы вручную консолидировали информацию и обрабатывали заявки.
- Маршруты приходилось постоянно корректировать при появлении новых заявок и изменении условий поездок.
- В пиковые периоды поступало более 140 заявок за смену, обработка отдельных заявок могла занимать более 5 часов.
- Руководителям и сотрудникам приходилось дополнительно уточнять статус организованного перемещения.
- Разрозненный процесс увеличивал операционную нагрузку, замедлял обработку заявок и повышал риск ошибок при планировании перевозок.
Каких результатов хотел достичь клиент
Создать единую систему управления транспортным обеспечением сотрудников — от подачи и согласования заявки до формирования маршрута и контроля перевозок.
Объединить процесс подачи заявок
Перевести заявки из разрозненных каналов в единое цифровое окно с соблюдением корпоративных регламентов.
Сократить операционные трудозатраты
Ускорить обработку заявок и планирование маршрутов за счёт автоматизации работы координаторов.
Повысить прозрачность перевозок
Обеспечить сотрудникам и координаторам доступ к актуальному статусу заявок и информации о перевозках.
Масштабировать процесс
Увеличивать количество пользователей и заявок без пропорционального роста нагрузки на команду координаторов.
Что разработала команда GROTEM
GROTEM разработала с нуля цифровой сервис «М! Трансфер», который объединил сотрудников телеканала и координаторов-логистов в единой системе. Решение состоит из мобильного приложения и веб-интерфейса для управления всем процессом транспортного обеспечения.
Заявка на транспорт в несколько действий
Сотрудники могут самостоятельно оформить заявку на корпоративный транспорт и отслеживать её статус в мобильном приложении. В приложении можно:
- создавать заявки;
- указывать параметры поездки;
- отслеживать статус;
- получать информацию по организованному перемещению.
Сотрудники могут самостоятельно оформить заявку на корпоративный транспорт и отслеживать её статус в мобильном приложении. В приложении можно:
- Заявки
- Статусы
- Мобильный доступ
Единый инструмент для управления перевозками
Координатор получает заявки в одном интерфейсе, приоритизирует и распределяет их, формирует маршруты и оперативно вносит изменения. Система позволяет:
- согласовывать заявки в соответствии с организационной структурой компании;
- учитывать типы заявок и регламентное время;
- принимать и распределять заявки;
- формировать и изменять маршруты;
- одновременно отображать несколько маршрутов на карте;
- переносить заявки между маршрутами;
- контролировать использование корпоративного транспорта.
Рабочее место рассчитано на высокую операционную нагрузку: 120+ заявок за смену и организацию перемещений 250+ пассажиров.
- Маршрутизация
- Планирование
- Согласование
- Контроль
Особенности проекта
Проект требовал автоматизировать транспортное обеспечение крупного телеканала с большим количеством заявок, постоянно меняющимися маршрутами и сложными бизнес-регламентами.
Заявки поступали по разным каналам и должны были объединиться в единый управляемый процесс.
Маршруты необходимо было формировать и оперативно перестраивать с учётом новых заявок и дорожной обстановки.
Система должна учитывать организационную структуру компании, правила согласования, типы заявок и регламентное время.
Большое количество сценариев транспортного обеспечения потребовало тесной совместной работы архитектора, бизнес-аналитика и команды заказчика при проектировании системы.
Что было важно реализовать на уровне системы
Систему спроектировали с учётом роста количества пользователей и заявок, чтобы отдельные компоненты можно было независимо развивать и масштабировать без потери производительности.
Что получил бизнес
За первые 1,5 года работы система обработала более 58 000 заявок.
снижение трудозатрат на обработку заявок и планирование маршрутов
рост количества выполненных заявок без увеличения штата
сотрудников используют систему
заявок в месяц обрабатывает один координатор-логист
- Расширение возможностей без потери качества — оптимизация процессов позволила развивать транспортное обеспечение без пропорционального роста ресурсов.
- Единый управляемый процесс — сотрудники и координаторы работают в одной системе с актуальной информацией о заявках и маршрутах.
Награды и публикации
Внешняя оценка проекта: премии, шорт-листы, отраслевые рейтинги и материалы в профильных медиа.
Что говорит клиент
«До запуска системы запросы поступали из разных источников, и на обработку каждого могло уходить более 5 часов. Координатору приходилось часто вносить изменения в маршруты, что увеличивало количество ошибок. В пиковые сезоны приходило более 140 заявок за смену — а это серьёзный вызов. Первоначально мы с GROTEM планировали создать небольшое приложение для 900 пользователей, а в итоге получилась полноценная система автоматизации. Сейчас „М! Трансфер“ обслуживает более 2000 участников и за 1,5 года обработал свыше 58000 заявок».
«Проект действительно оказался сложнее, чем мы ожидали, но все сложности оправданы полученным результатом. Сейчас вся необходимая информация для работы координатора-логиста находится в единой системе, а сотрудники могут самостоятельно создавать заявки через мобильное приложение. В веб-интерфейсе реализована функционально-ролевая модель: заявки можно создавать не только на себя, но и на других сотрудников, в том числе на регулярной основе. Оптимизировав ресурсы с помощью системы, мы смогли без потери качества расширить комплекс услуг, который предоставляет наш департамент. При этом проект продолжает развиваться — количество пользователей растёт, и мы планируем расширять возможности его использования».
Технологии проекта
Архитектура
Бэкенд
Фронтенд
Мобильное приложение
База данных
Инфраструктура
Мониторинг и логирование
Данные и интеграции
Уведомления
Картографические сервисы
Поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса
Разберём задачу, предложим архитектуру решения и оценим сроки реализации — на первой консультации, бесплатно.
- Покажем релевантный опыт на похожих проектах
- Сформируем решение с учётом ваших задач и IT-ландшафта
- Предложим следующие шаги без обязательств