Автоматизация работы выездных сотрудников для «ЛЭНД»
Разработали мобильное приложение для сотрудников сервисных центров и связали его с существующими учётными процессами компании. Решение объединило работу с сервисными заявками, фиксацию результатов выезда, учёт запчастей и формирование заказов.
- с 2 недель до 1 дня сокращён срок документального закрытия выполненных работ
- 10 000+ заявок и актов обработано через приложение
- Выше оборачиваемость запчастей на складах
Клиент и исходная ситуация
Группа компаний «ЛЭНД» с 1993 года занимается комплексным оснащением и обслуживанием торговых и промышленных объектов — от проектирования и поставок до монтажа и сервисного обслуживания оборудования.
Компания работает по всей России. Сервисные сотрудники выезжают на объекты для диагностики, ремонта и планового обслуживания холодильного оборудования. При таком масштабе скорость обработки сервисных заявок напрямую влияет на оперативность обслуживания клиентов. Сотруднику необходимо получить информацию о задании, проверить наличие необходимых запчастей, выполнить работу на объекте, зафиксировать результат и передать данные для дальнейшего оформления.
Что происходило до начала проекта
- Значительная часть операций по заявкам и документам выполнялась вручную.
- Актирование выполненных работ занимало до 2 недель.
- Сотрудникам требовалось отдельно получать информацию о наличии запчастей и передавать результаты выезда для дальнейшей обработки.
- Учёт запчастей и формирование отчётности требовали дополнительных операций, что усложняло оперативный контроль сервисной деятельности.
Каких результатов хотел достичь клиент
Повысить производительность выездных сотрудников, ускорить обслуживание клиентов и предоставить руководству инструменты для оперативного управления сервисной деятельностью.
Повысить производительность сотрудников
Сократить рутинные операции и дать сотруднику возможность выполнять основные действия по заявке непосредственно на объекте.
Ускорить закрытие выполненных работ
Сократить время между завершением работ на объекте и их документальным закрытием.
Повысить прозрачность сервисной деятельности
Дать руководству оперативный доступ к информации о заявках, выполненных работах и результатах выездов.
Оптимизировать работу с запчастями
Предоставить сотрудникам актуальную информацию о наличии материалов и упростить формирование заказов на необходимые запчасти.
Что разработала команда GROTEM
GROTEM разработала мобильное приложение для выездных сотрудников сервисных центров и автоматизировала связанные с ним сервисные процессы. Решение объединило работу с заявками, результатами выездов, материалами и заказами в едином цифровом процессе.
Единый рабочий инструмент для выездного сотрудника
Сотрудник получает в приложении необходимую информацию по заявке и может выполнять основные операции непосредственно на объекте. В приложении можно:
- получать и обрабатывать сервисные заявки;
- фиксировать результаты выполненных работ;
- учитывать использованные материалы;
- проверять наличие необходимых запчастей в спецавтомобиле и на складах;
- формировать заказы на материалы.
Информация фиксируется непосредственно на объекте и передаётся в дальнейшие процессы обработки, сокращая ручные операции и ускоряя закрытие заявок.
- Работа с заявками
- Учёт материалов
- Формирование заказов
Связь мобильной работы с внутренними процессами компании
Мобильное приложение интегрировано с 1С:Предприятие 8 и связывает работу выездных сотрудников с внутренними сервисными и учётными процессами компании. Решение позволяет:
- передавать данные о выполненных работах для дальнейшего актирования;
- передавать информацию о материалах и заказах;
- фиксировать фотоотчёты и фотоакты;
- использовать данные приложения для формирования отчётности.
В результате информация о выполненных работах поступает в дальнейшую обработку без повторного ручного ввода, а сервисные процессы становятся более оперативными и прозрачными.
- Автоматизация сервиса
- Интеграция с 1С
- Цифровизация выездных работ
Почему проект был сложным
Проект требовал перевести работу выездных сервисных сотрудников в единый цифровой процесс — от получения заявки до фиксации выполненных работ и работы с запчастями.
Сотруднику необходимо было получать информацию по заявке и фиксировать результаты работ непосредственно на месте, включая фотоотчёты и фотоакты.
В одном процессе необходимо было учитывать заявку, необходимые запчасти, их наличие в автомобиле и на складах, а также потребность в заказе материалов.
Мобильное решение должно было работать совместно с действующей учётной системой компании и передавать данные в существующие операционные процессы.
Результаты выезда должны были оперативно поступать в дальнейшую обработку, чтобы сократить срок документального закрытия и ускорить формирование отчётности.
Что было важно реализовать на уровне системы
Ключевой задачей стало встроить мобильное решение в существующий контур сервисных и учётных процессов компании и обеспечить надёжную работу сотрудников непосредственно на объектах.
Что получил бизнес
Автоматизация работы выездных сотрудников позволила ускорить закрытие сервисных работ, сократить объём ручных операций и повысить оперативность управления сервисной деятельностью.
заявок и актов обработано через приложение
сократился срок документального закрытия работ с 2 недель до 1 дня
в несколько раз закрытие отчётности по выполненным работам
оборачиваемость запчастей на складах
- Быстрее инвентаризация — сократилось время проведения инвентаризации запчастей.
- Оперативнее управление сервисом — руководство получает актуальную информацию о заявках и выполненных работах.
Что говорит клиент
«В первую очередь преимущества от внедрения почувствовали наши клиенты - теперь сервисная служба ЛЭНД также оперативно реагирует на любой запрос каждого из них, как и мелкая компания, у которой клиент всего один. При этом качество нашего обслуживания соответствует высоким стандартам, сформированным в результате многолетнего опыта работы сервисных центров по всей стране. Всего за месяц использования мобильного решения смогла добиться ощутимых результатов и сама компания. Цифры говорят сами за себя: через приложение уже обработано более 10 000 заявок и актов выполненных работ, время документального закрытия вместо двух недель теперь занимает всего один день».
Поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса
Разберём задачу, предложим архитектуру решения и оценим сроки реализации — на первой консультации, бесплатно.
- Покажем релевантный опыт на похожих проектах
- Сформируем решение с учётом ваших задач и IT-ландшафта
- Предложим следующие шаги без обязательств