Планирование визитов и автоматическая маршрутизация
Маршруты полевой команды JTI строились на Excel-файлах: графики работы, отсутствия и планы визитов вручную переносили между системами. GROTEM в два этапа перенёс планирование в SFA-систему «Ева» и связал её с Яндекс Маршрутизацией: план маршрутов на месяц собирается автоматически, а люди работают только с исключениями. Автомаршрутизация уже развёрнута в продуктиве, включение ждёт завершения бизнес-тестирования в JTI.
- ~742 территории — маршруты рассчитываются автоматически по всей стране
- Без Excel — графики работы, отсутствия и маршруты передаются по API
- ≥90% точек в маршруте — такой план загружается в «Еву» без участия человека
- Статус каждой территории — в одном экране мониторинга вместо переписки
Клиент и исходная ситуация
JTI Россия — лидер табачного рынка страны. Её полевая команда работает в SFA-системе «Ева», которую GROTEM создал на замену Oracle Siebel и развивает с 2023 года.
Торговые точки закреплены за территориями, у каждой территории — свой торговый представитель. План визитов составляется на следующий месяц с учётом графика работы сотрудника, его отпусков, командировок и праздников в регионе.
Что происходило до начала проекта
- Сотрудники вели графики работы и отсутствий в Excel и передавали файлы в систему маршрутизации.
- Маршруты считались во внешней системе: планировщики и полевые менеджеры вручную переносили туда данные из «Евы», а готовый план загружали обратно через Excel.
- Цикл занимал до нескольких суток. За это время часть точек успевала перейти на другую территорию, и маршрут устаревал.
- Качество маршрута зависело от опыта конкретного человека: лишние километры и потери времени торговых представителей.
Каких результатов хотел достичь клиент
Автоматизировать планирование маршрутов от графика работы сотрудника до готового плана визитов, сократив ручной труд и число ошибок.
Убрать Excel из планирования
Перенести графики работы и отсутствий в «Еву» с автоматической проверкой правил компании.
Строить оптимальные маршруты автоматически
Рассчитывать маршруты с учётом реального трафика, временных окон и приоритетов JTI.
Сделать процесс управляемым
Видеть статус каждой территории и пересчитывать их точечно или все сразу.
Ловить ошибки до выхода в поле
Проверять маршрут до загрузки в план, а не после того, как представитель уже поехал.
Что разработала команда GROTEM
Мы шли в два этапа. В 2025 году перенесли в «Еву» исходные данные для планирования — графики работы и отсутствий. В 2026-м на их основе построили автоматический расчёт маршрутов через Яндекс Маршрутизацию, которую выбрала JTI.
Время работы территории и график отсутствий вместо Excel
Торговый представитель заранее заполняет в «Еве» график на следующий месяц, а система сразу проверяет его по правилам JTI:
- шаблон рабочей недели с обедом и лимитом 40 часов, копирование с прошлого месяца;
- отпуска, командировки, встречи и обслуживание служебного автомобиля — в календаре на неделю и месяц;
- справочник типов отсутствий с лимитами по длительности и количеству, который JTI настраивает сама;
- государственные и региональные праздники и переносы рабочих дней загружает администратор;
- срок, до которого можно менять график на следующий месяц, тоже настраивается.
- Планирование
- Веб-система
- Бизнес-правила
Маршруты на месяц — из Яндекс Маршрутизации
Раз в месяц «Ева» сама собирает по каждой территории точки, план визитов, время работы и отсутствия и отправляет их на расчёт. Яндекс строит маршрут с учётом трафика, временных окон и приоритетов. Если в маршрут попали не менее 90% точек, визиты автоматически загружаются в план месяца.
- Яндекс Маршрутизация
- Интеграции
- Автоматизация
Статус каждой территории в одном экране
Менеджер видит, на каком этапе каждая территория и сколько точек попало в маршрут, а статистика по стране собрана в наглядный конвейер статусов:
- фильтры по всем уровням оргструктуры и отчётному периоду;
- пересчёт одной территории или всей страны, а в версии 2.0 — отмена массового пересчёта до 21:00;
- в версии 2.0 — ручная загрузка маршрута, если покрытие ниже 90%, но менеджер с ним согласен;
- дата ежемесячного расчёта настраивается в веб-кабинете.
- Мониторинг
- Веб-система
Особенности проекта
В маршрутизации участвуют три команды и несколько бизнес-заказчиков внутри JTI, а ошибка в данных бьёт по рабочему дню сотен представителей.
Расчёт делает Яндекс, данные передаёт шина другого поставщика JTI. API Яндекса менялось по ходу работ, а шина не сразу была готова к нужным объёмам и форматам.
Команды клиента предъявляли разные требования к логике маршрутизации, и часть аналитики дорабатывалась уже в ходе релиза.
Точку могут деактивировать или перенести на другую территорию, и готовый маршрут станет неверным.
Не больше 40 часов в неделю, обязательный обед, лимиты на каждый тип отсутствия, региональные праздники — всё это должно проверяться до отправки данных на расчёт.
Если у точки нулевой RSV (объём продаж), штраф за её пропуск минимален — и из маршрута выпадали даже крупные магазины. В версии 2.0 штраф стал учитывать и расчётный RSV.
Что было важно реализовать на уровне системы
Маршрутизацию мы вынесли в отдельный сервис со строгой статусной моделью: так видно, где застряла каждая территория, и любую ошибку можно повторить точечно.
Что получил бизнес
Планирование полевой команды JTI переехало из Excel в «Еву», а расчёт маршрутов для ~742 территорий стал сквозным автоматическим процессом. Автомаршрутизация развёрнута в продуктиве, а её включение ждёт завершения бизнес-тестирования в JTI, поэтому эффект на километраж и время представителей пока не измерялся.
территории в едином автоматическом процессе маршрутизации
графики работы, отсутствия и маршруты передаются по API
точек в маршруте — порог качества для автоматической загрузки плана
по Москве — данные по всей стране готовятся ночью без участия людей
- Менеджеры и планировщики работают только с исключениями, а не со всеми территориями сразу.
- Планирование стало предсказуемым и не зависит от опыта конкретного человека.
- Вторая версия автомаршрутизации уже готова, третью JTI обсуждает вместе с GROTEM.
Технологии проекта
Архитектура
Бэкенд
Фронтенд
База данных
Интеграции
Инфраструктура
Поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса
Разберём задачу, предложим архитектуру решения и оценим сроки реализации — на первой консультации, бесплатно.
- Покажем релевантный опыт на похожих проектах
- Сформируем решение с учётом ваших задач и IT-ландшафта
- Предложим следующие шаги без обязательств