Цифровые сервисы на платформе Битрикс24
Собрали для «Газпромнефть — Региональные продажи» административно-хозяйственные сервисы в единую систему на Битрикс24 — от заказа канцелярии и пропусков до интерактивной карты офиса — с интеграциями со сторонними системами на инфраструктуре заказчика.
- 8 процессов в одном окне — от заказа канцелярии и автотранспорта до интерактивной карты офиса
- Единая система заявок — по всем направлениям административно-хозяйственной деятельности вместо разрозненных каналов
- Экономия времени сотрудниковй — за счёт оптимизации рутинных хозяйственных процессов
Клиент и исходная ситуация
«Газпромнефть — Региональные продажи» — официальное сбытовое предприятие «Газпром нефти». Компания ведёт оптовую и мелкооптовую продажу бензина, дизельного топлива и горюче-смазочных материалов с нефтеперерабатывающих заводов Московской, Омской и Ярославской областей; её сеть офисов, складов ГСМ и нефтебаз охватывает 38 регионов России.
В каждом офисе действовал свой порядок оформления пропусков, заказа автотранспорта и бронирования переговорных: чтобы получить услугу, сотрудник писал заявку по почте и проходил разные этапы её согласования.
Что происходило до начала проекта
- В каждом офисе сети действовал свой порядок оформления пропусков, заказа автотранспорта и бронирования переговорных.
- Заявки по хозяйственным и административным вопросам сотрудники подавали через разрозненные каналы — почту, телефон, бумажные обращения — и проходили несколько этапов согласования.
- Не было единой точки для заказа канцелярии, автотранспорта, пропусков и бронирования переговорных.
- Хозяйственные и административные процессы не были интегрированы со сторонними системами компании.
Каких результатов хотел достичь клиент
Создать единую систему на платформе Битрикс24 для управления заявками по всем направлениям административно-хозяйственной деятельности и сократить время сотрудников на типовые хозяйственные процессы.
Оптимизировать внутренние бизнес-процессы хозяйственного обеспечения
Организовать процессы, необходимые для эффективной деятельности сотрудников компании.
Создать единую систему управления заявками
Объединить все направления административно-хозяйственной деятельности в одном окне.
Сократить временные затраты сотрудников
Оптимизировать типовые процессы: заказ канцелярии, автотранспорта и пропусков, бронирование переговорных, запись на спортивные секции, обратную связь и эксплуатацию.
Интегрировать систему со сторонними сервисами компании
Обеспечить обмен данными с системами на инфраструктуре заказчика.
Что разработала команда GROTEM
Команда GROTEM собрала все административно-хозяйственные сервисы «Газпромнефти» в единую систему на платформе Битрикс24 — с интеграциями на инфраструктуре заказчика.
Все типовые заявки в одном окне
Собрали заказ канцелярии, автотранспорта и пропусков, бронирование переговорных комнат, запись на спортивные секции, обратную связь и эксплуатацию в одном окне на платформе Битрикс24.
- Битрикс24
- Единая система заявок
- Автоматизация процессов
Навигация по офису и поиск коллег
Реализовали отдельный интерфейс интерактивной карты офиса с данными о местоположении сотрудников — так коллеги быстрее находят рабочее место друг друга. В офисе также разместили интерактивный стенд с картой, доступный прямо на месте.
- Интерактивная карта
- Поиск коллег по офису
- Интерактивный стенд
Связь с инфраструктурой заказчика
Настроили интеграции со сторонними системами компании на инфраструктуре заказчика, чтобы заявки и данные хозяйственных процессов не дублировались вручную.
- Интеграции
- Инфраструктура заказчика
- Обмен данными
Особенности проекта
Портал нужно было построить так, чтобы восемь разных процессов ужились в одном окне, интеграции работали в контуре заказчика, единые правила действовали во всех офисах сети, а переход на новую систему не замедлил привычную работу сотрудников.
Заказ канцелярии, автотранспорта и пропусков, бронирование переговорных, запись на спортивные секции, обратную связь и эксплуатацию нужно было собрать в едином интерфейсе так, чтобы у каждого процесса сохранилась собственная логика.
Связь со сторонними системами компании настраивали в контуре «Газпромнефти», а не на облачных мощностях подрядчика.
В каждом офисе действовал свой порядок оформления пропусков, заказа автотранспорта и бронирования переговорных — портал должен был свести их к единым правилам и при этом одинаково работать в офисах 38 регионов России.
Сотрудники годами подавали заявки по почте, телефону и на бумаге — переход на единую систему не должен был замедлить типовые процессы.
Что было важно реализовать на уровне системы
Портал построен на платформе Битрикс24 и состоит из нескольких модулей, связанных между собой и с внешними системами заказчика.
Что получил бизнес
GROTEM объединил хозяйственные и административные сервисы «Газпромнефти» в единой системе на платформе Битрикс24 и наладил обмен данными с внешними системами заказчика.
сотрудники подают заявки по всем хозяйственным и административным вопросам на одной платформе вместо разрозненных каналов
портал одинаково работает в офисах 38 регионов России вместо разных локальных регламентов
данные хозяйственных процессов синхронизируются со сторонними системами на инфраструктуре заказчика без ручного дублирования
сотрудники сообщают о неисправностях, проблемах с оборудованием и необходимости уборки напрямую через портал
- Компания получила единую точку входа для хозяйственных и административных сервисов во всех регионах присутствия.
- Решение развивается на платформе Битрикс24 и готово к подключению новых сервисов и интеграций.
Поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса
Разберём задачу, предложим архитектуру решения и оценим сроки реализации — на первой консультации, бесплатно.
- Покажем релевантный опыт на похожих проектах
- Сформируем решение с учётом ваших задач и IT-ландшафта
- Предложим следующие шаги без обязательств