Автоматизировали корпоративную логистику для Матч ТВ
Единая система подачи заявок, планирования маршрутов и управления корпоративным транспортом сотрудников по всей России. Вместо почты, звонков и таблиц — один контур с прозрачным статусом каждой поездки.
- −30% трудозатрат на обработку заявок и планирование маршрутов
- 3 500+ заявок в месяц обрабатывает один координатор-логист
- С 5 часов до 15 минут — время согласования одной заявки
мобильного
приложения
Клиент и исходная ситуация
Федеральный спортивный телеканал с круглосуточным эфиром и съёмочными группами по всей стране. Транспорт для них — часть производственного процесса: если машина не пришла вовремя, срывается съёмка.
Что происходило до начала проекта
- Заявки приходили из разных источников: почта, мессенджеры, звонки, бумажные служебные записки — единой очереди не существовало.
- Маршруты собирал вручную один координатор: в пиковую смену — более 140 заявок, часть из них с правками «на ходу».
- Данные дублировались в нескольких таблицах, поэтому фактический пробег и загрузку автопарка нельзя было проверить.
- Согласование одной заявки занимало до 5 часов, а ошибки в маршрутах приводили к простоям съёмочных групп.
- Процесс невозможно было масштабировать: рост числа городов требовал пропорционально больше координаторов.
или производственный
процесс
заменить на
обезличенный визуал
Каких результатов хотел достичь клиент
Собрать управление корпоративным транспортом в один цифровой контур и сократить время обработки заявки с часов до минут — без расширения штата координаторов.
Вторая цель: получить достоверную аналитику по загрузке автопарка, чтобы принимать решения о собственных машинах и подрядчиках на данных, а не на оценках.
Единая точка приёма заявок
Личный кабинет сотрудника с формой заявки, шаблонами регулярных поездок и понятным статусом.
Планирование маршрутов
Рабочее место координатора: объединение заявок в рейсы, подбор машины и водителя, правки в один клик.
Мобильное приложение водителя
Наряд на смену, отметки прибытия и завершения поездки, работа при нестабильной связи.
Интеграции с учётными системами
Обмен данными с кадровым контуром и бухгалтерией: сотрудники, подразделения, закрытие рейсов.
Уведомления и напоминания
Push и email на каждом шаге: заявка принята, машина назначена, водитель в пути.
Аналитика и права доступа
Отчёты по пробегу, стоимости и загрузке автопарка; роли для сотрудника, координатора и руководителя.
Что разработала команда GROTEM
Спроектировали процесс от заявки до закрытого рейса, собрали кликабельный прототип и запустили систему в промышленную эксплуатацию четырьмя релизами.
Личный кабинет и заявка за 40 секунд
Форма подстраивается под тип поездки, адреса подсказываются, регулярные маршруты сохраняются шаблоном. Сотрудник видит статус и водителя без звонка координатору.
- Шаблоны поездок
- Статусы в реальном времени
- История заявок
Планировщик рейсов с картой
Заявки собираются в рейсы drag-and-drop, система предлагает попутные маршруты и свободные машины, а конфликты по времени подсвечиваются до отправки наряда.
- Объединение заявок
- Подбор машины
- Контроль конфликтов
Наряд водителя офлайн
Смена, список поездок и отметки статусов работают без интернета: данные сохраняются локально и синхронизируются, как только появляется связь.
- Офлайн-режим
- Фотофиксация
- Автосинхронизация
Дашборд загрузки автопарка
Пробег, стоимость километра, доля подрядчиков и загрузка по городам — в одном отчёте с выгрузкой для бухгалтерии.
- Отчёты по городам
- Выгрузка в учёт
- Роли и права
Почему проект был сложным
Ограничения, которые пришлось учитывать одновременно — по срокам, безопасности и работе действующего процесса.
Срок был жёстко привязан к сезону трансляций. Требовалось найти решение, как ускорить разработку в 2 раза и успеть без расширения команды — поэтому проектирование шло на кликабельном прототипе, а разработка велась параллельными потоками веба и мобильного приложения.
Система работает с персональными данными сотрудников и маршрутами первых лиц. Нужен был защищённый доступ и разграничение прав, но при этом возможность интегрироваться с учётными сервисами и наращивать функциональность.
Эфир идёт круглосуточно, поэтому переход выполняли поэтапно: сначала приём заявок, затем планирование, затем закрытие рейсов. На каждом шаге старый и новый контур работали параллельно.
Приложение должно оставаться рабочим на выездах и в пути: без офлайн-режима и корректного разрешения конфликтов при синхронизации данные о рейсах теряли бы актуальность.
Систему одновременно осваивали редакции, водители и логисты. Интерфейс должен был осваиваться без обучения, иначе процесс вернулся бы в мессенджеры.
Чем проект отличается от типовой разработки
Основная сложность была не в интерфейсах, а в логике распределения: заявки приходят непрерывно, часть из них меняется после согласования, а машины и водители ограничены сменами и нормами отдыха.
Мы вынесли эту логику в отдельный сервис планирования: он предлагает координатору варианты объединения заявок, проверяет ограничения и оставляет финальное решение за человеком. Разработку ускорила платформа GROTEM PLATFORM — типовые модули авторизации, ролей, уведомлений и офлайн-синхронизации не писались с нуля.
Что получил бизнес
Цифры за первый год промышленной эксплуатации системы.
трудозатрат на обработку заявок и планирование маршрутов
заявок в месяц обрабатывает один координатор-логист
на согласование заявки вместо 5 часов ручной переписки
городов работают в едином процессе без роста штата координаторов
- Прозрачность расходов. Стоимость километра и доля подрядчиков считаются по факту, а не по оценке.
- Меньше простоев. Съёмочные группы получают транспорт вовремя даже в пиковые даты трансляций.
- Масштабирование без найма. Новые города подключаются настройками, а не дополнительными координаторами.
- Управляемость. Руководитель видит загрузку автопарка и обоснованно решает, где нужны свои машины.
Что говорит клиент
До запуска системы запросы поступали из разных источников, и на обработку каждого могло уходить более 5 часов. Координатору приходилось часто вносить изменения в маршруты, что увеличивало количество ошибок. В пиковые сезоны приходило более 140 заявок за смену — а это серьёзный вызов. Сейчас весь процесс собран в одном окне, и мы видим каждую поездку от заявки до закрытия.
Награды и публикации
Внешняя оценка проекта: премии, шорт-листы, отраслевые рейтинги и материалы в профильных медиа.
Блок необязательный: если наград и публикаций по проекту нет, он скрывается без замены другим содержанием.
Технологии проекта
Бэкенд
Фронтенд
Мобильные приложения
Инфраструктура
Поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса
Разберём задачу, предложим архитектуру решения и оценим сроки реализации — на первой консультации, бесплатно.
- Покажем релевантный опыт на похожих проектах
- Предложим следующие шаги без обязательств
«В пиковые сезоны приходило более 140 заявок за смену. После запуска системы GROTEM обработку взял на себя один координатор — процесс стал прозрачным и управляемым».
АОАлексей Орлов
Начальник отдела транспортного обеспечения, Матч ТВ